Iso Paha Excel

Kukapa talousihminen ei olisi kiroillut lähes päivittäin excelin kaatumista? Tai toimitusjohtajan aivot savunneet, kun edellisen kuukauden “avainluvut” on piilotettu kymmeneen eri työkirjaan? Kun edes saisi sen taulukon auki puhelimella samalla, kun hallituksen puheenjohtaja tivaa langan toisessa päässä tietoa siitä, asettuiko numerot siihen, mistä soviittiin.

Usko pois, vaihtaisin excelin toimivaan raportointijärjestelmään minä hetkenä tahansa. Minä etupäässä olen varmasti ottamassa käyttöön semmoisen systeemin, mikä mahdollistaa niin tuloslaskelman, vuokrauslukujen, myynnin, tuottavuuden, ennustamisen kuin vapaiden kommenttien yhdistämisen yhteen ja samaan raporttiin. Helposti.

Toistaiseksi en ole semmoiseen törmännyt ja siksipä yhä edelleen käytän exceliä päivittäin. Ei se huono ole. Se mahdollistaa yllättävän paljon, kunhan tietää mitä tekee.

Aloitin oman excel-urani noin 20 vuotta sitten ja juuri juttelin vanhan collegan kanssa kuinka silloin aikoinaan tekemäni seuranta-excel toimii edelleen erinomaisesti. Kun parempaakaan ei ole keksitty. MUTTA. Näissä  vuosia eläneissä exceleissä on omat ongelmansa. Yksi on ne luonut ja vähintään 10 muuta ihmistä “kehittänyt” niitä vuosien varrella ja taulukko alkaa olla semmoinen hirviö, että fonttiakaan ei voi vaihtaa ilman, että se kaatuu. Sitten kirotaan exceliä vaikka perimmäinen syy onkin jossain ihan muualla.

Vähän aikaa sitten sain käsiini juuri tälläisen taulukon. Siinä oli 15 välilehteä ja avatessa sain yhden jos toisenkin virheilmoituksen, jotka sujuvasti ohittelin. Vaikka excelin tehtävänä on toimia laskimena, niin itse olen kuitenkin visuaalinen ihminen ja haluan, että kaikkia taulukoita on myös ulkopuolisten helppo ymmärtää ja tulkita. Lähtökohtaisesti käytetään samaa fonttia ja mahdollisimman vähän erilaisia värejä. Tai ainakin hyvin harkiten. Kun tälläistä hirviötaulukkoa yrittää kaunistaa, niin siinä ei mitkään leikkurit auta. 

Joskus vaan täytyy luovuttaa ja uskaltaa heittää vanha roskiin ja luoda jotain uutta. Nyt minulla on asiakkaalle toimiva taulukko, missä on samat ominaisuudet ja laskennallisuudet kuin ennenkin mutta nyt taulukon voi aukaista ja tallentaa ilman, että odotellessa ennättää aamukahvi jäähtyä. Sitä voi päivittää huoletta ja sitä voi esitellä edelleen omalle asiakkaalle. Toki suosittelen, että excelillä hoidetaan varsinainen laskenta ja raportoidaan yhteenvedonomaisesti jollakin esitystyökalulla mutta jos sen pitää olla excel, niin olkoon se ainakin toimiva ja kaunis.

Luopumisen tuskaa

Suurin osa yrittäjistä on todennäköisesti aloittanut yrittäjyyden ihan alusta. Silloin on itse kirjoittanut ensimmäisen laskun ja soittanut ensimmäiselle asiakkaalle. On neuvotellut pankin kanssa pankkitilin avaamisesta ja luottolimiitistä ja hakenut puhelimen ja koneen kaupasta ja kirjoittanut iltapuhteeksi sijoittajille ja hallitukselle ensimmäisen kuukauden raportit, ehkä jopa tulostanut suoraan kirjanpitojärjestelmästä, kun tapahtumia oli sen verran vähän.

Tiettyyn pisteeseen saakka tämä toimii ihan hyvin ja on jopa erittäin suositeltavaa. Koska tällöin muodostuu todenmukainen kuva siitä, mitä kaikkea yritystoimintaan liittyy. Mutta jossain vaiheessa, toivottavasti, liiketoiminta kasvaa, palkkaat ensimmäisen ja toisen ja kolmannenkin työntekijän, asiakkaita tulee ovista ja ikkunoista ja liiketoiminnan ja kehityksen pitäisi pysyä mukana. Kirjanpitäjä ahdistelee kuittien perään, sijoittajat ja hallitus kyselee ensi vuoden ennustetta ja työntekijät haluavat toimistolle lisää kahvia. Aika ja kädet ei riitä mutta silti yrität viimeiseen asti pitää langat omissa käsissä. Illalla perheen mentyä nukkumaan (olisi ollut kiva käydä myös omissa harrastuksissa pitkästä aikaa) alat vielä vääntämään strategiaa ja myyntisuunnitelmaa ja mietit samalla, että olisiko kuitenkin hyvä olla joku apuna.

Uuden hallinnon ihmisen palkkaamista voi olla hankala perustella vielä tässä vaiheessa. Kun töitä ei riitä joka päivälle. Oikeasti kun tarvitsisit kolme ihmistä: yhden taloushallintoon, yhden pyörittämään toimistorutiineja ja toivot, että joku voisi vielä auttaa niissä palkka-asioissakin. Päätös tässä vaiheessa on selvä – “Kyllä mä näistä vielä selviän ihan hyvin. Jätän vaikka jotain tekemättä.”

Ei se siitä. Sitä mukaa kun asiat kasaantuu, sitä enemmän ne vie aikaa. Joku tehopakkaus olisi hoitanut ne kaikki jo puolestasi, olisit saanut valmiit raportit selityksineen ja mahdolliset päätöstä vaativat asiat valmisteltuna sähköpostiin (tai oikeaan sähköiseen järjestelmään) ja yhtä äkkiä sinulla on vapautunut aikaa asiakas- ja sijoittajatapaamisiin ja ensi vuoden strategiakin on pulpahtanut kirjalliseen muotoon ja uusia kehitysideoita tupsahtelee mieleen tuon tuosta.

Miksi niistä asioista on sitten vaikea luopua? Onko se kustannuskysymys? Vai ajatteletko, että ainoastaan sinä voit tehdä ne, kun olet ainoa, joka ymmärtää liiketoiminnasta jotain. Mitä jos olisi joku, joka tykkää ymmärtää liiketoimintaa ja samalla hoitaa nuo kaikki hallinnon jutut. Ilman, että tarvitsee palkata kolmea ihmistä niitä hoitamaan. Joku jolla on vankka kokemus taloushallinnosta ja toimistohallinnosta. Joka on riittävän yrittäjähenkinen, että ymmärtää noiden asioiden tärkeyden ja yhteyden liiketoimintaan. Joku, joka ei turhaan pyörittele sormiaan toimistolla, kun ei ole mitään tekemistä, etkä maksa tyhjistä tunneista.

Soita tai laita viestiä ja katsotaan voisimmeko löytää hyvän synergian ja pääsisit keskittymään olennaiseen hyvällä ja luottavaisella mielellä! Joskus vaan kannattaa luopua jostain, että saa jotain uutta tilalle.

Mitä jos?

Mitä jos toimitusjohtajalla jäisi aikaa yrityksen johtamiseen ja asiakkaiden tapaamiseen? Kehitysjohtaja voisi keskittyä toimintojen kehittämiseen sen sijaan, että joutuisi miettimään, miksi tilitoimiston valitseminen ei oikein tunnu omimmalta asialta tai konsultti pystyisi hoitamaan asiakasprojektit tehokkaasti loppuun asti ja silti saisi kulukorvauksensa ajallaan, lämmintä kahvia kuppiin ja myyntilaskut lähtisivät asiakkaalle aikataulun mukaisesti  ja oikeilla tiedoilla?

20 vuoden kokemus talous- ja toimistohallinnosta varmistaa sen, että saat ketterän ja kustannuskehokkaan kumppanin yrityksen hallintoon. Asiat hoituu laadukkaasti, luotettavasti ja joustavasti. Erityisesti pienessä aloittelevassa yrityksessä ei usein ole alkuun varaa palkata yhtä ihmistä taloushallintoon, toista toimistotöihin, kolmatta HR:ään ja neljättä markkinointiin. Pienessä yrityksessä on iso etu siitä, että yksi ihminen ymmärtää eri osa-alueita ja näin prosessien kehittäminen etenee oikeaan suuntaan myös räjähtävän kasvun huomioon ottaen. Voit valita allaolevasta palvelutarjonnasta juuri ne asiat, mitkä teille on tärkeitä ja ajankohtaisia. Tänään ja huomenna ne voivat olla eriä ja mielelläni kerron, mihin minun mielestä kannattaa milloinkin panostaa. 

Soita tai laita viestiä ja katsotaan yhdessä miten juuri teidän yrityksestä saadaan kaikki tehot irti niin, ettei kenenkään tukka irtoa ja kaikkien on kivaa tulla aamulla töihin !